Medienführung bezeichnet im Kontext des Etikettendrucks den mechanischen Vorgang, bei dem das Druckmedium – also das Etikettenmaterial – durch den Drucker transportiert und dabei präzise in Position gehalten wird. Als eigenständiger, normierter Fachbegriff ist „Medienführung“ in der einschlägigen Fachliteratur zum Etikettendruck nicht definiert; der Vorgang selbst wird dort mit Begriffen wie Einzug, Vorschub oder Transport beschrieben. Für das Verständnis des Etikettendrucks ist es dennoch sinnvoll, diesen Prozess begrifflich zu fassen, da er unmittelbar die Druckqualität und Verarbeitungssicherheit beeinflusst.
Technisch gesehen umfasst die Medienführung alle Mechanismen, die dafür sorgen, dass das Etikettenmaterial vom Einzug über das Druckwerk bis zur Ausgabe gleichmäßig und ohne Versatz bewegt wird. Bei Etikettendruckern werden je nach Verfahren unterschiedliche Anforderungen an diesen Transportvorgang gestellt. Im Thermodirektdruck reagiert das thermosensitive Etikettenmaterial direkt auf die Hitzeelemente des Druckkopfes; eine gleichmäßige Führung ist hier entscheidend, damit jeder Punkt des Materials reproduzierbar mit dem Druckkopf in Kontakt tritt. Beim Thermotransferdruck, der als industrieller Standard gilt, kommt zusätzlich ein Farbband ins Spiel, das synchron mit dem Etikettenmaterial transportiert werden muss. Inkjet- und Laserdrucker stellen wiederum andere Anforderungen an den Materialtransport, da hier flüssige Tinte beziehungsweise aufgeschmolzener Toner auf die Etikettenoberfläche aufgebracht wird und das Medium während des Druckvorgangs absolut stabil geführt sein muss.
Für den Etikettendruck hat die Qualität des Materialtransports direkte Auswirkungen auf das Druckergebnis. Gängige Auflösungsstandards von 203, 300 oder 600 dpi können nur dann vollständig ausgeschöpft werden, wenn das Medium während des gesamten Druckvorgangs exakt geführt wird – selbst kleinste Abweichungen führen bei feinen Barcodes oder kleinem Text zu Lesefehlern. Unterschiedliche Etikettenmaterialien wie Papier oder Kunststoffe verhalten sich im Transport mechanisch verschieden und stellen damit unterschiedliche Anforderungen an die Druckerhardware. Für Hersteller und Anwender bedeutet dies, dass bei der Auswahl eines Etikettendruckers neben dem Druckverfahren und der Auflösung auch die Kompatibilität des Geräts mit dem vorgesehenen Etikettenmaterial berücksichtigt werden muss. In automatisierten Produktions- und Logistikumgebungen, in denen Etikettendrucker in Warenwirtschaftssysteme eingebunden sind, ist ein zuverlässiger Materialtransport die Grundvoraussetzung für einen störungsfreien Betrieb.