Ein Desktopdrucker im Sinne des Etikettendrucks ist ein kompakter, stationärer Thermo-Etikettendrucker, der am Schreibtisch oder Arbeitsplatz betrieben wird und für kleine bis mittlere Druckvolumina von typischerweise bis zu 500–1.000 Etiketten pro Tag ausgelegt ist. Er richtet sich vor allem an Anwendungen in Handel, Logistik und Industrie und wird klar von Industriedruckern abgegrenzt, die robuster gebaut sind und deutlich höhere Durchsatzmengen bewältigen.
Technisch basieren Desktopdrucker im Etikettendruck auf zwei Druckverfahren: Thermodirektdruck und Thermotransferdruck. Beim Thermodirektdruck schwärzt Wärme das thermosensitive Etikettenmaterial direkt, ohne dass ein Farbband benötigt wird – dieses Verfahren eignet sich für kurzlebige Etiketten wie Versandlabels. Beim Thermotransferverfahren wird ein Farbband, die sogenannte Thermotransferfolie, durch Hitze auf das Etikettenmaterial übertragen; das Ergebnis ist deutlich beständiger und damit für langlebige Produkt- oder Lagerkennzeichnungen sowie Typenschilder geeignet. Gängige Druckauflösungen sind 203, 300 und 600 dpi. Die Anbindung an einen PC oder ein übergeordnetes Warenwirtschaftssystem erfolgt über USB, Ethernet, WLAN oder Bluetooth, sodass Druckaufträge auch automatisiert aus ERP- oder Logistiksystemen ausgelöst werden können.
Für den Etikettendruck ist die Wahl eines Desktopdruckers in mehrfacher Hinsicht entscheidend. Zunächst bestimmt das Druckvolumen, ob ein Desktopdrucker überhaupt die richtige Geräteklasse ist: Übersteigt der tägliche Bedarf die Grenze von etwa 1.000 Etiketten, empfehlen Fachquellen den Wechsel zu einem Industriedrucker. Innerhalb seines Einsatzbereichs verarbeitet ein Desktopdrucker sowohl Papieretiketten – etwa für Versand, Preisauszeichnung oder Regaletiketten – als auch Kunststoffetiketten aus PE oder PET für beständige Kennzeichnungen. Das gewählte Druckverfahren bestimmt unmittelbar die Materialauswahl: Thermodirekt erfordert thermosensitives Papier oder Folie, während Thermotransfer zusätzlich ein passendes Farbband – Wachs, Wachs-Harz oder Harz – verlangt, das auf den jeweiligen Etikettenträger abgestimmt sein muss. Für Kennzeichnungen mit gesetzlichen Anforderungen, etwa Maschinen-Typenschilder, sind zwingend beständige Materialien in Kombination mit Thermotransferfolien einzusetzen. Desktopdrucker werden häufig als Einstiegslösung gewählt, da sie deutlich kostengünstiger als Industriedrucker sind und sich durch ihre kompakte Bauweise problemlos in bestehende Packplätze oder Arbeitsumgebungen integrieren lassen. Hersteller von Etiketten und Zubehör adressieren mit Desktopdruckern insbesondere den Markt kleiner und mittlerer Unternehmen, für die vollständige Systemlösungen aus Drucker, Etikettensoftware, Rollenetiketten und Farbbändern angeboten werden.