XLS-Import bezeichnet die Übernahme von Daten aus einer Microsoft-Excel-Datei – mit den Dateiendungen .xls oder .xlsx – in eine andere Softwareanwendung, die diese Daten anschließend weiterverarbeitet. Dabei werden die tabellarisch strukturierten Inhalte eines Excel-Arbeitsblatts eingelesen und in die internen Datenstrukturen der Zielsoftware überführt. Im Kontext der industriellen Kennzeichnung und Druckvorstufe ist dieser Vorgang ein zentraler Schritt bei der Aufbereitung variabler Druckdaten.
In der Praxis funktioniert der XLS-Import so, dass eine vorbereitete Excel-Datei mit strukturierten Inhalten – etwa fortlaufenden Nummern, Seriennummern oder anderen produktspezifischen Kennzeichnungsdaten – in die Kennzeichnungs- oder Beschriftungssoftware geladen wird. Die Software liest die Tabellenspalten aus und ordnet deren Inhalte den entsprechenden variablen Feldern im Drucklayout zu. Damit dieser Prozess fehlerfrei funktioniert, stellen die meisten Systeme konkrete Anforderungen an die Struktur der Excel-Datei: Zellen mit numerischen Werten müssen als „Zahl“ formatiert sein und dürfen nicht leer bleiben, Textzellen erfordern das Format „Standard“ oder „Text“, und bestimmte Steuerinformationen zur Spaltenbeschriftung müssen an definierten Positionen innerhalb des Tabellenblatts stehen. Viele Systeme stellen hierfür vorgefertigte Tabellenvorlagen bereit. Vor dem eigentlichen Importvorgang prüfen leistungsfähigere Softwarelösungen die Eingabedatei auf Validität und geben bei erkannten Fehlern ein Importprotokoll aus, das gezielte Korrekturen ermöglicht.
Für den Etikettendruck und die industrielle Kennzeichnung ist der XLS-Import vor allem dann relevant, wenn variable Inhalte in großen Mengen auf Etiketten oder Produkte aufgebracht werden sollen. Statt jede Seriennummer oder jeden individuellen Datensatz manuell in die Drucksoftware einzugeben, importiert der Anwender eine vollständige Excel-Liste und übergibt die Steuerung der variablen Beschriftungsinhalte damit an die Software. Dieses Verfahren ist für Anwendungen wie die Laserbeschriftung von Werkstücken oder die Serialisierung von Etiketten gleichermaßen geeignet. Die Möglichkeit, ganze Serien von Kennzeichnungsdatensätzen auf einmal einzulesen, reduziert manuelle Eingabefehler und ermöglicht die effiziente Massenpflege von Druckdaten. Für Betreiber von Kennzeichnungsanlagen bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis bei der Auftragsvorbereitung. Gleichzeitig setzt der XLS-Import eine sorgfältige Datenpflege auf Seiten des Anwenders voraus: Nur korrekt strukturierte und formatierte Excel-Dateien lassen sich fehlerfrei importieren. Die Kompatibilität mit den gängigen Excel-Formaten .xls und .xlsx ist dabei in den meisten aktuellen Systemen gewährleistet.